Flujo de Documentos

Cómo se puede pasar un Pedido a Albarán, el Albarán a Factura, o un Presupuesto a Pedido. Generación de Recibos a partir de una Factura.

Pedido

Creación de un Pedido:

1.- Desde Presupuesto -> Crear Pedido. El estado del Pedido es Borrador

2.- Nuevo Pedido. El estado Borrador o Confirmado según se defina en el Menú > Configuración

3.- retro-Pedido: Cuando se pasa de Pedido parcialmente a Albarán, en caso de que la cantidad disponible es menor que la cantidad del pedido, y se crea un nuevo pedido (retro-Pedido) por la diferencia.

4.- Pedido resultado de agrupar pedidos de un Cliente. El estado se selecciona al agrupar

5.- Nuevo Pedido desde el Centro de Clientes. En este caso es el Cliente el que crea el Pedido. El estado Borrador o Confirmado según se defina en el Menú > Configuración

6.- Desde una Plantilla de Pedidos.

7.- Nuevo Pedido desde el Centro de Agentes. En este caso es el Agente comercial el que crea el Pedido. El estado Borrador o Confirmado según se defina en el Menú > Configuración

Cómo afecta al Stock

El Pedido nunca tiene efecto sobre el Stock Físico. Sólo mientras está en Estado “Confirmado” afecta al Stock Reservado.

Estados del Pedido:

Estado “Borrador”

- Se puede borrar el documento.

- Si el Pedido no tiene al menos una línea, no es posible pasar al estado “Confirmado”.

- Se puede crear un Albarán y se cierra automáticamente el Pedido.

- Para que se pueda asignar al Pedido un número dentro de una Serie de Pedidos, debe pasarse a estado "Confirmado"

Estado “Confirmado”

- Se puede borrar el documento.

- Para crear un Albarán es preciso que el Pedido esté “Confirmado”.

- Los Pedidos confirmados tienen asignado un número dentro de la Serie de Pedidos que se elija.

Estado “Cerrado”

El Documento se cierra cuando:

· Se crea un Albarán a partir del Pedido.

· Se agrupa con otro Pedido del Cliente. El estado del Pedido resultante es seleccionable. Los pedidos que se agrupen, se cerrarán en el proceso.

Albaranes

Creación de Albarán:

1.- A partir de un Pedido:

· Pedido > Disponibilidad -> Crear Albarán. El estado del Albará es Borrador

2.- Agrupando Pedidos

· Desde un Cliente > Agrupar Pedidos > pestaña Crear Albarán. El estado es seleccionable

3.- Nuevo Albarán . El estado es Borrador]

Cómo afecta al Stock

* Estado “Confirmado”: reserva de Stock, pero no altera el Stock Físico.

* Estado “Cerrado”: se libera la reserva de Stock, y se disminuye el Stock Físico.

2.- Estados del Albarán:

Estado “Borrador”

- Se puede borrar el documento.

- No se puede enviar por email al Cliente.

Un Albarán en estado Borrador no tiene asignado número de Albarán dentro de una Serie de Albaranes

- Si el Albarán no tiene al menos una línea, no es posible pasar al estado “Confirmado”.

Estado “Confirmado”

- Se puede borrar el documento ya que no se han realizado movimientos de Stock.

- No se pueden modificar algunos campos de la cabecera del Albarán.

- Los Albaranes confirmados tienen asignado un número dentro de la Serie de Albaranes que se elija

- El Documento puede volver al estado “Borrador” en cualquier momento. Si se borra, es posible que aparezcan “agujeros” en la numeración de los Albaranes.

Estado “Cerrado”

El Documento se cierra cuando:

* Se imprime.

* Se envía al Cliente por correo electrónico.

* Se cierra pulsando un botón habilitado para ello (en el listado de Albaranes, o dentro del Albarán).

- No se puede modificar la cabecera y tampoco las líneas del Documento.

- No se puede borrar ya que al cerrarse se han realizado movimientos de Stock. Para poder borrarlo hay que abrirlo de nuevo

- Los Albaranes cerrados son visibles por el Cliente en el Centro de Clientes.

- El Documento puede abrirse de nuevo, es decir, volver al estado “Confirmado”. En este caso:

* Los movimientos de stock se revierten añadiendo movimientos en sentido contrario.

- El Estado “Cerrado” en el Albarán es imprescindible para poder facturarlo.

Estados de Envío

Debido a la naturaleza del Albarán, este documento pasa por varios Estados de Envío:

- Pendiente. El Albarán se ha creado y el estado pasa automáticamente "Pendiente". Aún no se está haciendo nada con él (está a la espera del fulfillment: picking y packing).

- Preparación. Se pasa a este estado cuando se empieza a preparar el Albarán, es decir, se está realizando el picking (proceso de recolección de los artículos desde las distintas ubicaciones en el almacén) y el packing (empaquetado de los pedidos para su entrega).

- Reparto. Cuando se entregan los paquetes al Transportista (propio o Agencia de transporte externa). Es posible anotar el número de Tracking en la cabecera del Albarán.

- Excepción. El Albarán pasa a este estado si la entrega falla (entrega rehusada, pérdida de paquetes, etc.).

- Entregado. La mercancía se entregó correctamente y el Albarán está firmado por el Cliente y el Transportista.

Factura

Creación de Factura:

1.- A partir de un Albarán, botón "Crear Factura". El estado es "Cerrado"

2.- Agrupando Albaranes en una Factura. Se hace desde el Cliente, mediante el botón "Facturar Albaranes", en la pestaña "Crear Factura". El estado del documento es seleccionable

3.- Nueva Factura. Es estado es "Borrador"

Cómo afecta al Stock

Si la Factura se creó a partir de uno o más Albaranes, entonces no tendrá incidencia sobre el Stock Físico, ni tampoco sobre el Stock Reservado, ya que estas acciones ya las realizaron los Albaranes.

Estados de la Factura:

Estado “Borrador”

- Se puede modificar cualquier campo del documento.

- Se puede borrar el documento.

- No se puede enviar por email al Cliente.

- Si la Factura no tiene al menos una línea, no es posible pasar al estado “Confirmado”.

- No es posible registrar pagos.

Estado “Confirmado”

- No se puede borrar el documento.

- No se pueden modificar algunos campos de la cabecera de la Factura.

- Las Facturas confirmadas tienen asignado un número dentro de la Serie de Facturas asociada.

El Documento puede volver al estado “Borrador”, sólo en el caso de que sea el último de la Serie que tiene asociada. De lo contrario, se crearían “agujeros” en la numeración de las Facturas.

Estado “Cerrado”

El Documento se cierra cuando:

* Se imprime.

* Se envía al Cliente por correo electrónico.

* Se cierra pulsando un botón habilitado para ello dentro de la Factura.

Cuando el documento se cierra, se calculan automáticamente los Vencimientos, según la Forma de Pago de la Factura, y se actualiza el Riesgo del Cliente.

- En una Factura cerrada no se puede modificar la cabecera y tampoco las líneas del Documento.

- Las Facturas cerradas y sus Vencimientos correspondientes son visibles por el Cliente en el Centro de Clientes.

El Documento puede abrirse de nuevo, es decir, volver al estado “Confirmado”. En este caso:

* Los vencimientos se borran.

* El riesgo del Cliente se recalcula.

Cuando la Factura se abre de nuevo es posible cambiar la Forma de Pago. Cuando se cierre, se calcularán los Vencimimientos según la nueva Forma de Pago.

Estados de Pago

Debido a la naturaleza de la Factura, este documento pasa por varios Estados de Pago:

- Pendiente. No se ha realizado ningún pago aún.

- Pagado parcialmente. La Factura ya no puede modificarse. Si es necesario modificar la Forma de Pago, se hará modificando directamente los Vencimientos existentes o creando otros nuevos.

- Pagado. El importe total de la factura se ha pagado, y el estado del Documento pasa a “Archivado”.

- Pago Dudoso. Cuando se produce Impago de la Factura.

- Archivado. La Factura está completamente procesada en todos los aspectos.

Presupuesto

Creación de Presupuesto:

1.- Nuevo. El estado es "Borrador"

2.- Nuevo Presupuesto desde el Centro de Clientes. El estado es "Borrador"

3.- Nuevo Presupuesto desde el Centro de Agentes. El estado es "Borrador"

Transferencia de Estados:

1.- Crear el Presupuesto. El Documento se crea en estado “Borrador”. Se puede Modificar la cabecera, añadir / modificar / borrar líneas.

2.- Confirmar el Presupuesto. El estado del Documento pasa a “Confirmado”. En este momento se asigna un número al Documento según la Serie asociada. Aún es posible modificar la cabecera y las líneas.

4.- Cerrar el Presupuesto: el estado del Documento pasa automáticamente a “Cerrado” cuando se pasa a Pedido. No se puede modificar la cabecera y tampoco las líneas del Documento.

Cómo afecta al Stock

El Presupuesto nunca tiene efecto sobre el Stock Físico. Tampoco tiene efecto sobre el Stock Reservado.

Estados del Presupuesto:

Estado “Borrador”

- Se puede modificar cualquier campo del documento.

- Se puede borrar el documento.

- Si el Presupuesto no tiene al menos una línea, no es posible pasar al estado “Confirmado”.

Estado “Confirmado”

- Se puede borrar el documento.

- Se puede crear un Pedido.

El Documento se puede borrar en cualquier momento. Por eso es posible que aparezcan “agujeros” en la numeración de los Presupuestos.

- Los Pedidos confirmados tienen asignado un número dentro de la Serie de Pedidos asociada.

Estado “Cerrado”

El Documento se cierra cuando:

* Se crea un Pedido

* Se envía al Cliente por correo electrónico

* Se imprime

Una vez cerrado no se puede modificar la cabecera y tampoco las líneas del Documento.

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