Documentos de Venta

Las actividades que forman parte del Ciclo de Ventas se recogen en una serie de documentos que van desde que el Cliente solicita una Oferta hasta que se genera la Factura con sus vencimientos.

Gestión del Ciclo de Ventas

Toda la información que soporta el proceso de la Venta y el Cobro, se recoge en una serie de documentos. Se generan unos a partir de otros: Presupuestos, Pedidos, Albaranes y Facturas.

Los documentos tienen datos comunes o Datos de Cabecera que identifican al Cliente y sus condiciones comerciales, que se recogen en aBillander en la ficha Comercial del Cliente. Estos datos se precargan en los datos de Cabecera, cuando se crea un documento, o bien a partir de los Datos de Cabecera del documento precedente (por ejemplo cuando se crea un Albarán a partir de un Pedido).

Estos datos se transmiten entre todos los documentos. Pueden sin embargo modificarse las condiciones comerciales de forma puntual para un documento, respecto de las que por defecto se cargan, como la Forma de Pago, Método de Envío, Dirección para el Envío, Descuentos aplicables, etc.

Según el tipo de documento se incluyen en la cabecera, otros datos específicos como la fecha del documento, serie, notas, etc.

Los productos y servicios se heredan del documento precedente, y se añaden en la sección Líneas del documento. Los productos se cargan del Catálogo de aBillander.

Los Datos de Cabecera y las Líneas de Productos y Servicios se transmiten entre documentos

Flujo de trabajo y estado de los documentos

El trabajo con documentos que pasan por diferentes estadios permite la creación y paso de unos a otros, de manera que el Presupuesto se transforma en un Pedido y el Pedido en un Albarán, sin tener que volver a introducir los datos comunes nuevamente. Se genera una trazabilidad entre los datos de gran ayuda en las tareas comerciales y administrativas.

El orden de creación de los documentos es: Presupuesto > Pedido > Albarán > Factura

Se pueden crear todos los documentos de forma independiente, pero solo se puede pasar de un documento al inmediatamente posterior. En cada documento hay opciones para pasar al siguiente. Cada documento tiene unas condiciones específicas que posibilitan la transición al siguiente, es decir, solo si el Estado de un documento es el adecuado, se podrá pasar al siguiente de acuerdo al Flujo de trabajo definido. Por ejemplo puede crearse un Pedido sin Presupuesto previo pero para poder facturarlo deberá crearse un Albarán a partir del Pedido, y a continuación la Factura para ese Albarán. De igual modo, solo se crean documentos de cobro, a partir de Facturas cerradas,en función de sus Vencimientos.

Las condiciones de Estado de cada documento para su paso al siguiente, se recogen el botón azul de Ayuda de cada documento.

Los Estados de los documentos son:

Estado “Borrador”

- Se puede modificar cualquier campo del documento.

- Se puede borrar el documento.

Estado “Confirmado”

- Se puede borrar el documento.

- Se puede crear el siguiente documento

Estado “Cerrado”

- No se puede modificar la cabecera y tampoco las líneas del Documento.

- Es necesario para el siguiente Documento.

Aunque estas características de los Estados son aplicables a todos los documentos, se deben consultar las condiciones específicas adicionales de transición de Pedido a Albarán, y de Albarán a Factura.

Cuando se crea un documento, el estado resultante es Borrador. En este estado se pueden modificar todos los datos. Si el documento se pasa a estado "Confirmado", entonces se asigna número al documento.

Estructura de los documentos

Los documentos se componen de varias "fichas":

-Cabecera, con los datos básicos para crear el documento: Cliente y sus condiciones comerciales, Serie del documento, Fecha.

-Líneas del documento de Producto, Servicio o de Costes de Envío.

-Rentabilidad que aBillander calcula para cada Producto del documento con sus márgenes de Venta y Análisis de Rentabilidad total.

-Disponibilidad de Stock de los Productos.

Cuando se crea un documento en aBillander la primera pantalla a cumplimentar, selecciona el Cliente. El campo Cliente se va rellenando a medida que se introducen caracteres para facilitar la selección del Cliente en la base de datos de Cientes.

Una vez seleccionado un Cliente se actualizan sus datos en el documento con los de su ficha, es decir Dirección de Envío, Forma de Pago, Método de Envío. No obstante se pueden modificar para este documento en particular. También se asigna la Fecha al Documento. El documento se crea en estado Borrador.

A continuación se completan los datos de Productos o Servicios que componen el documento. Pueden incluirse Líneas de Costes de Envío.

Si el documento se generó a partir de un documento anterior, por ejemplo un Albarán a partir de un Pedido, en las Líneas del documento verá una Línea adicional que identifica el documento del que proviene.

En la parte izquierda de las fichas del documento encontrará unas Cajas son informaciones adicionales para seguir la trazabilidad de los documentos, información sobre el Cliente que afectan a sus precios y condiciones particulares, como el Grupo de Clientes, su Tarifa o si se le aplican impuestos como Recargo de Equivalencia. Según el tipo de documento pueden mostrarse Cajas específicas que dependen de estado del documento como por ejemplo la Caja Estado de Pago de pago en las Facturas cerradas.

A continuación los documentos que se encuentran en el menú Ventas de aBillander.