1 Empezar desde cero

A continuación se enumeran los pasos que normalmente deberá seguir para la puesta en marcha de aBillander desde cero. Tenga en cuenta que esta secuencia puede variar según la operativa de su negocio y de los módulos que tenga activados.

1.- Definir las Series de Documentos: menú de Usuario > Series de documentos.

2.- Configuraciones iniciales. Despliegue el menú de Usuario:

> Empresa :: Además de los Datos Generales de su Empresa puede añadir su logotipo que estará visible en todas las páginas de aBillander. Si van a utilizar pagos o cobros por banco, deberán rellenar la ficha de Cuentas Bancarias.

> Almacenes :: Puede definir varios almacenes para ubicar sus Productos.

> Usuarios de la aplicación :: Puede definir para trabajar en aBillander varios Usuarios, y sus datos de acceso. Al menos uno de ellos con privilegios de Administrador y que no se podrá eliminar.

> Copias de Seguridad :: puede realizar una Copia de Seguridad de aBillander de forma programada mediante una tarea programada Cron (recomendable). Siempre que desee puede realizar una Copia de Seguridad manual y puede descargarla en su equipo. Tenga en cuenta que el número de copias que se almacenan en su servidor estará limitado por su proveedor de alojamiento.

3.- Menú de Usuario > Configuraciones. Lea atentamente cada una de las posibles configuraciones de aBillander y elija el valor más adecuado según las necesidades de su negocio, ya que determinan el comportamiento de la aplicación.

4.- Impuestos: menú Sistema > Impuestos.

5.- Formas de Pago y Tipos de Pago. Despliegue el menú Sistema:

> Formas de Pago :: Puede añadir las Formas que mejor se adapten a sus operativa de Pagos y Vencimientos. Cada Forma de Pago debe llevar asociado un Tipo de Pago.

> Tipos de Pago :: Puede agregar los Tipos de Pago (instrumentos o medios de pago) que necesite y la Cuenta Contable a la que corresponde.

6.-Métodos de Envío y Transportistas. Despliegue el menú Ventas:

> Métodos de Envío :: Defina los Métodos de Envío que vaya a utilizar con sus Clientes, y las Reglas de Precio con las que se calculará el Coste del Envío (en función del precio, del peso o del volumen del Pedido, y según destino).

> Transportistas :: Debe definir Transportistas si quiere asignar Transportistas a los Métodos de Envío.

7.- Categorías: menú Sistema > Categorías de Productos. Tenga en cuenta que por Configuración determina si utilizará Categorías únicamente (un nivel) o Categorías y Sub-Categorías (dos niveles). En cualquier caso no se permiten más de dos niveles, y los Productos se asociarán a las Categorías de nivel inferior.

8.- Unidades de Medida: menú Sistema > Unidades de Medida. Deben estar definidas las Unidades de Medida antes de crear los Productos.

9.- Productos: menú Sistema > Productos. Aquí se define el Catálogo de sus Productos o Servicios. Tenga en cuenta que cada Producto debe tener una Referencia única.

Tenga en cuenta que para cargar el Stock inicial de los Productos deberá crear un movimiento de Inventario del tipo “Stock Inicial”. Esto puede hacerlo de dos maneras:

- menú Almacén > Inventario de Almacén, para importar conjuntamente los Productos de su Inventario

- menú Almacén > Movimientos de Almacén, para cada Producto seleccionando el Tipo de movimiento, Stock Inicial

10.- Tarifas (opcional) : menú Ventas > Tarifas. Para aplicar precios diferentes a los de las fichas de los Productos, pueden definirse diferentes Tarifas. Puede importar el listado con las líneas cada una de sus tarifas.

11.- Grupos de Clientes (opcional): menú Sistema > Grupo de Clientes. Puede agrupar Clientes con diferentes motivos, entre otros para aplicar a los Clientes de un Grupo una Tarifa concreta.

12.- Agentes Comerciales (opcional): menú Ventas > Agentes

13.- Clientes: menú Ventas > Clientes. Tenga en cuenta que hay varios campos en la ficha del Cliente que si no se rellenan, el sistema tomará el valor por defecto establecido en las Configuraciones de aBillander. Uno de estos campos es la Forma de Pago del Cliente.

La ficha de Cuentas Bancarias deberá rellenarla si la Forma de Pago del Cliente lo requiere. Si el Clientes tiene varias direcciones de entrega, diferentes de la de Principal o de facturación, deberá añadirlas en la ficha Direcciones.

En la ficha Acceso ABCC podrá darle acceso a su Centro de Clientes a una o más direcciones de las que haya registrado previamente.

14.- Reglas de Precio (opcional): menú Ventas > Reglas de Precio

Para aplicar precios diferentes a los de las fichas de los productos, a determinados Clientes, o a todos los de un Grupo de Clientes, por cantidad, promoción, o por Cajas (agrupaciones de producto) pueden definirse Reglas de Precio y el tiempo en que estarán vigentes. Las Reglas de Precio se aplican con mayor prioridad que las Tarifas.

15.- Plantillas de Pedidos de Cliente (opcional): menú Ventas > Plantillas Pedidos Venta

Puede crear plantillas para pedidos repetitivos.

16.- Documentos de Venta: menú Ventas y desde ahí puede crear cualquiera de los documentos asociados al Ciclo de Ventas: > Presupuesto, > Pedido de Cliente, > Albarán y > Factura. Puede crear uno a partir del anterior, pero sin saltarse el orden del Ciclo de Ventas. Por ejemplo puede crear un Albarán y a continuación Facturar el Albarán, pero no puede facturar directamente un Pedido o un Presupuesto.

A partir de una Factura según la Forma de Pago asignada, se crearán automáticamente los Recibos correspondientes. En menú Ventas > Recibos de Clientes, pueden consultarse los Recibos, y se pueden incorporar a una Remesa bancaria.

17.- Proveedores: menú Almacén > Proveedores. Tenga en cuenta que hay varios campos en la ficha del Cliente que si no se rellenan, el sistema tomará el valor por defecto establecido en las Configuraciones de aBillander. Uno de estos campos es la Forma de Pago del Cliente.

La ficha de Cuentas Bancarias deberá rellenarla si la Forma de Pago al Proveedor lo requiere.

18.- Documentos de Compra: menú Almacén y desde ahí puede crear cualquiera de los documentos asociados al Ciclo de Compras: > Pedido de Compra, > Albarán de Proveedor, y > Factura de Proveedor. Puede crear uno a partir del anterior, pero sin saltarse el orden del Ciclo de Compras. Por ejemplo puede registrar un Albarán por la mercancía entregada por su Proveedor y a continuación Facturar el Albarán, pero no puede facturar directamente un Pedido.

A partir de una Factura según la Forma de Pago asignada, se crearán automáticamente los Recibos correspondientes. En menú Almacén > Recibos de Proveedores, pueden consultarse los Recibos.